En palabras de Microsoft, las plantillas de Excel son una hoja de cálculo o libro de trabajo prediseñados que ya están formateados, organizados y rellenados con fórmulas adaptadas a un propósito específico.
Disponibles tanto dentro del software de gestión como también descargables en línea (ya veremos dónde podés encontrarlas), las plantillas te harán ganar productividad y además te ahorrarán un tiempo valioso en la gestión de las finanzas de tu negocio o del hogar.
Microsoft Office ofrece una biblioteca completa de plantillas, algunas de las cuales están diseñadas para poder gestionar la contabilidad en Excel sin dificultad alguna. Estas te serán de gran ayuda a la hora de planificar tus tareas, controlar tus datos contables e incluso automatizar determinados cálculos.
En este artículo veremos cuáles son las mejores plantillas disponibles en Microsoft Excel para gestionar tus cuentas sin necesidad de ser contador o especialista en el manejo de Excel. ¡Comencemos!
Cuatro plantillas para llevar tu contabilidad con Excel
1. La plantilla de ingresos y gastos
Uno de los modelos de plantillas Excel para la gestión contable que te será de mayor utilidad es la plantilla de flujo de caja.
El flujo de caja es una herramienta esencial del análisis contable y financiero, ya que proporciona una visión dinámica de la situación financiera de los autónomos, de las PYMES o de cualquier hogar.
Estas plantillas son prácticas tanto para las grandes empresas como para los pequeños negocios e incluso para los hogares, ya que el registro de ingresos y gastos permite llevar una contabilidad con rigor.
Para registrar estos asientos contables, deberás crear una hoja de cálculo que agrupe las entradas y salidas de dinero. Gracias a las funciones de Excel, podrás enumerar los movimientos de tus cuentas bancarias.
Además, podés planificar fácilmente las operaciones contables para así realizar predicciones a futuro y tomar decisiones informadas. Al anticiparte a estos movimientos, dominarás los estados financieros de tus cuentas en tiempo real y podrás examinar tu gestión comercial, saber si la estás gestionando de manera óptima y si podés afrontar determinados gastos adicionales.
Para completar tu plantilla, necesitarás añadir la siguiente información:
- Recibos de efectivo
- Desembolsos
- Cuenta de resultados
- Balances y documentos contables
- Inversiones
- Conciliaciones bancarias
Podés encontrar las plantillas de ingresos y gastos dentro del mismo programa de Excel. Tan solo tenés que hacer clic en "Archivo", "Nuevo desde plantilla", y ahí buscar el modelo que te interese mediante palabras clave.
Al escribir "tesorería", tendrás acceso a las siguientes plantillas:
- Presupuesto personal
- Pronóstico de flujo de caja
- Tabla de flujo de caja personal fácil
- Análisis de flujo de caja
- Presupuesto simple
- Lista de verificación para pagar facturas
- Estado de resultados
- Proyección de flujo de caja para pequeñas empresas
Depende de vos elegir la plantilla que más se adapte a tus necesidades. Y si ninguna te convence, o querés ver modelos diferentes, Internet ofrece cientos de diseños para todos los gustos y placeres.
Tomar clases de contabilidad básica serán de ayuda para aprender a utilizar Excel.
2. La plantilla del balance contable
En términos muy simples, el balance contable sirve para ver, en forma de documento, los activos, pasivos y patrimonio neto de una empresa en un momento determinado.
Este estado financiero clasifica y detalla estas tres grandes categorías. Por ejemplo, la inversión inicial y capital contable dentro de patrimonio neto; gestión de inventarios y flujo de caja dentro de activos; y vencimientos y deudas en pasivos. Por lo general, el balance se elabora al cerrar las cuentas anuales para poder medir la salud financiera de una empresa.
Los contadores profesionales suelen utilizar softwares de contabilidad especializados (y caros), como Quickbooks, para realizar el balance contable. Una de las grandes ventajas de usar Excel es que no necesitás ser ningún experto para armar tu propio documento.
Podrás establecer fácilmente tu balance con Excel. Con una plantilla disponible en el software, lo único que tienes que hacer es indicar las funciones de las celdas con sus números y datos. Las fórmulas ya están completadas y los cálculos, automatizados.
Resulta muy sencillo de utilizar, ¡solo tenés que ser meticuloso a la hora de introducir los datos!
3. La plantilla de la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un control contable que mantiene tus cuentas lo más actualizadas posible, al comparar con el extracto bancario de tus recibos. Básicamente consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos y justificar las discrepancias, si las hubiera.
Hacer la conciliación bancaria suele formar parte del trabajo cotidiano de un contador, quien se asegura de no cometer errores. Sin embargo, con mucha paciencia y la ayuda de Excel, podrás hacerlo vos mismo.
A continuación, te dejamos un resumen de la información contable que suelen contener una conciliación bancaria:
- El saldo de la cuenta
- Los elementos de la cuenta corriente
- Los datos bancarios (saldo, extractos, etc.)
- La fecha
- Los pagos
- Los recibos de efectivo
La verdad es que no todo el mundo sabe cómo manejar la conciliación bancaria en Excel. Para la suerte de la gran mayoría, hay muchas plantillas gratuitas en línea. La base es la misma para todos, lo que a menudo difiere es el diseño.
Las plantillas de Excel te ahorrarán tiempo a la hora de hacer esta tarea rutinaria de la contabilidad de tu pequeña empresa o negocio. De hecho, solo necesitas completar los datos de tus extractos bancarios profesionales y los del libro auxiliar del banco.
Las plantillas de conciliación bancaria de Excel permiten comparar los depósitos registrados con los del extracto bancario. Agrupan los movimientos de entradas y los movimientos de salidas. También se verifican los cheques y las notas de crédito bancarias, así como los cargos de la tarjeta de crédito.
Las plantillas que encontrarás utilizan todas las funciones de Excel dentro de la categoría "Matemáticas y trigonometría", así como funciones financieras fundamentales.
4. La plantilla del libro mayor contable
El libro mayor es un documento contable que contiene todos los asientos del libro de cuentas. Se trata de un documento muy valioso para la contabilidad de una empresa, porque rinde cuentas de todo, dato por dato.
El libro mayor se hace cargo de toda la contabilidad, desde la apertura de cuentas, pasando por el registro de las operaciones corrientes, los asientos de inventario, el establecimiento de documentos de resumen y el cierre de cuentas.
Incluye la siguiente información:
- La fecha de registro, facturación o recibo
- La redacción del escrito
- Los números y títulos de las cuentas en las que se debitarán o acreditarán las sumas
Este documento es necesario para el correcto mantenimiento de las cuentas de una empresa, porque contiene el historial de movimientos de las cuentas bancarias. Día tras día, se hace referencia a todas las entradas en esta tabla. Por ello es tan importante que el libro mayor se genere automáticamente.
Las plantillas de Excel calcularán automáticamente los totales de débito y crédito. De este modo podrás saber si el saldo de la cuenta será deudor o acreedor. Saber manejar el libro mayor es uno de los principios para llevar la contabilidad con Excel.
¿Dónde puedo descargar plantillas de Excel gratis?
Internet es nuestro gran aliado a la hora de usar Excel: podemos encontrar videos tutoriales que nos explican cómo usar funciones complicadas, plug-ins de inteligencia artificial para incluir en nuestro programa y también, plantillas de Excel.
A continuación, Superprof te ofrece una lista de páginas web donde podrás descargar plantillas de manera gratuita según tus necesidades. Encontrarás de todo: desde modelos para contabilidad y finanzas (incluso algunos para negocios específicos como hotelería), hasta planificadores Gantt.
Estos modelos descargables están pensados para simplificarte la vida. Desde la contabilidad general hasta la contabilidad analítica, pasando por la gestión de documentos contables en el software Excel, ¡las finanzas serán un juego de niños!
En estas páginas web encontrarás plantillas gratis para que usar Excel sea incluso más fácil:
- La biblioteca de plantillas de Excel (página web oficial)
- Xataka
- Just EXW
- Formaciononline.eu
- Excelgratis.com
- Softzone.es
- Adslzone.net
- Aplica Excel Contable
- Plantillas Mil
- Plantillaexcel.com
Estas plantillas están destinadas a empresas, pero también a autónomos e incluso personas comunes que quieran ganar productividad en su día a día.
¿Viste lo fácil que es trabajar con plantillas de Excel? Ya tenés toda la información necesaria para descargar tus plantillas de contabilidad y empezar a gestionar tus obligaciones con total tranquilidad. ¡Ya podés manejar números como un auténtico profesional! Si necesitas un empujón más, empezá clases online de contabilidad y aprende todo sobre Excel.
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