Tal vez te estás preguntando si podés llevar vos mismo la contabilidad de tu negocio. Entre las obligaciones fiscales, el flujo de caja y los libros de contabilidad, tal vez estés un poco mareado.
Pero no hay que desesperar: lo primero es informarse sobre cuáles son tus obligaciones y después aprender a usar Excel. No se necesita ser un experto en sistemas de gestión para poder llevar la contabilidad con Excel: tan solo mucha práctica y aprovechar sus plantillas, funciones y demás aplicaciones.
Con Excel, la administración contable de tu emprendimiento será "pan comido".
En este artículo queremos plantearte esos primeros pasos, la información que necesitás antes de comenzar a gestionar tu negocio con Excel. ¿Estás listo? Conviértete en un experto contable tomando clases particulares de contabilidad online
¿Cuáles son tus obligaciones contables legales?
Lo primero y principal es conocer cuáles son tus obligaciones legales en lo que refiere a contabilidad: tarifas, impuestos y tasas que las empresas deben pagar para funcionar. En Uruguay, estas obligaciones dependen del tipo de empresa que tengas (Pymes o grandes empresas) y también del departamento en el que está ubicada.
Que no cunda el pánico, Superprof te explica las bases que necesitas saber para estar al corriente a la hora de presentar tus declaraciones de impuestos.
Cualquier empresa debe responder, en primer lugar, al organismo de Hacienda que corresponde por su ubicación. A nivel nacional en Uruguay está la Dirección General Impositiva, quien se encarga de la recaudación y fiscalización a nivel estatal.
En términos generales, los principales impuestos aplicados a las empresas en Uruguay son el Impuesto a la Rentas por Actividades Económicas (IRAE) y el Impuesto al Patrimonio (IP). También está el IVA y el Impuesto Específico Interno (IMESI).
Toda empresa, incluidas las Pymes (Pequeña y Mediana Empresa), debe proceder cronológicamente con el registro contable, controlar la existencia y valor de los activos de la empresa y elaborar cuentas anuales al cierre del ejercicio.
Ahora veamos de forma general qué obligaciones tienen los emprendedores y las empresas dependiendo de su tamaño.
- Aclaramos que estos son deberes en términos generales, y recomendamos acercarte a un asesor contable o contador para conocer bien tu caso específico -
Emprendedores
Los emprendedores autónomos y monotributistas tienen obligaciones acordes a su situación. Es importante mantener actualizado el libro de ingresos y gastos, elaborar presupuestos y facturas, conservar los documentos contables y declarar el volumen de negocios (trimestral y anual).
Pequeñas empresas
Dependiendo de la actividad, las obligaciones pueden ser diferentes. Por lo general, la Pyme deberá:
- Llevar el seguimiento de los libros contables: libro de inventarios y cuentas anuales por un lado; y el libro diario con las operaciones relativas a la actividad de la empresa por el otro.
- Tener al día la información en los libros de actas, libro de registro de acciones nominativas, libro de registro de socios o libro de registros de contratos.
- Conservar los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de la empresa-
- Elaborar y aprobar las cuentas anuales, compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo y memoria.
Grandes empresas
Estas son tan solo algunas de las obligaciones contables de las empresas más grandes:
- Registro de flujos de efectivo cronológicamente.
- Facturación con información obligatoria.
- Inventario.
- Diario contable.
- Libro mayor.
- Cuentas anuales con balance contable.
- Estado de cuentas.
- Conservación de registros contables durante varios años.
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Para poder llevar la contabilidad de tu emprendimiento, Pyme o gran empresa, lo mejor es utilizar un software de gestión. Los software de contabilidad, como el software Sage, EBP Accounting o Quickbooks, por nombrar algunos, permiten:
- Generar facturas cronológicamente.
- Automatizar la integración de facturas de compra y venta en asientos contables.
- Vincular las cuentas bancarias a los escritos.
- Editar las cuentas anuales para los balances de cierre.
- Elaborar un documento que enumere todos los asientos contables en caso de una auditoría fiscal.
De entre todos estos programas, el software del paquete de Microsoft Office destaca entre sus competidores. Excel tiene muchos beneficios para todo tipo de empresas: no solo permite llevar a cabo estos documentos contables que nombramos anteriormente, sino que también te permite hacer cálculos y gráficos con los datos en sus tablas.
Cómo crear tablas en Excel
Para crear una tabla de Excel deberás seguir estos dos pasos:
El primero consiste en crear la arquitectura de tu hoja: tenés un eje X y un eje Y donde colocar los datos. Por ejemplo, podés colocar meses en X y transacciones en Y. No olvides especificar los diferentes modos de ingresos y gastos, así como el IVA.
Luego deberás sumarle fórmulas que hagan cálculos automáticos a partir de los datos y cifras en la tabla. Para eso están las funciones de Excel para contabilidad.
Una vez que hayas completado estos elementos, lo único que tendrás que hacer es completar la tabla con la información específica de tu negocio. ¡Así podrás consultar la situación real de tus finanzas en cualquier momento!
Las tablas de Excel te ayudarán a tener al día tu plan contable y a armar todos esos documentos que forman parte de la gestión de una empresa.
Elaborar un plan contable en Excel
Una buena gestión de cuentas es fundamental para la salud de tus finanzas. Gracias a Excel podrás realizar un seguimiento de tus estados financieros y evitar sorpresas desagradables.
Nos encontramos en el tercer paso para poder llevar la contabilidad de tu empresa de forma autónoma. A continuación, te explicamos cómo podés realizar un seguimiento de tu flujo de efectivo utilizando las tablas de Excel que aprendimos a hacer antes.
Comienza introduciendo tus ingresos y gastos. Enumera todos los datos primero:
- Cifras de negocio
- Capital
- Entradas en la cuenta corriente
- Créditos actuales
- Inversiones
- Facturación con IVA incluido
- Entre otros
Posteriormente, enumera los gastos, incluidos los cargos fijos y variables. De este modo, descubrirás que administrar el flujo de caja se traduce básicamente en transcribir cronológicamente todos los movimientos de la cuenta cada mes.
Al tener al día el flujo de caja podrás calcular el saldo cada mes, anticipar posibles acciones contables y evitar el saldo negativo. También podrás revisar tu método de facturación y acortar los plazos de pago, consultar las cuentas de los clientes y reiniciar los pagos, priorizar ciertos gastos o aumentar tu flujo de caja. Al mismo tiempo, podrás elaborar tus propios presupuestos y facturas con Excel.
Si notas errores o un flujo de caja negativo con demasiada frecuencia, te recomendamos que recurras a un asesor contable para que te ayude a encontrar la raíz del problema.
Otro de los beneficios de usar Excel son las cientos de plantillas disponibles que te harán ganar tiempo y productividad. Esas hojas prediseñadas ya están formateadas, organizadas y rellenadas con fórmulas para que seguir la contabilidad sea aún más fácil.
El plan contable puede dar miedo al principio. Tómate el tiempo que necesites para hacerlo bien, con ayuda de expertos o utilizando un modelo. La salud financiera de tu negocio u hogar dependerá de ello.
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En resumen, estos son los pasos a seguir para gestionar la contabilidad de tu empresa:
- Abrir una cuenta bancaria.
- Obtener información sobre los impuestos sobre las ventas que deberás cancelar.
- Realizar un plan contable.
- Determinar los pagos que deberás realizar.
- Gestionar gastos.
- Gestionar el flujo de caja.
- Llevar al corriente los libros contables.
Ser organizado es el secreto para llevar una buena contabilidad. Excel es tu gran aliado para lograrlo.
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Clases de contabilidad y Excel
¿No se te dan muy bien los números? ¿Estás empezando tu negocio y no tenés experiencia en contabilidad?
Que no cunda el pánico: Para los principiantes tomar clases de Excel es la mejor inversión. Formarte en este software de gestión te será de ayuda a la hora de administrar de manera óptima tu contabilidad sin tener que acudir a un asesor para que lo haga.
Tenés muchas alternativas para elegir dónde aprender sobre contabilidad y Excel:
- Clases en centros de formación profesional.
- Cursos de contabilidad en academias o escuelas.
- Talleres de Excel en línea.
- Videos tutoriales en la web.
- Clases de Excel con un profesor particular.
- Plataformas de redes de estudiantes y profesores.
Las clases de Excel te darán las herramientas necesarias para dominar el programa y usarlo a tu favor. Verás como rápidamente ganarás autonomía y eficiencia.
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