La gestión del dinero y los gastos es una de las actividades más importantes en la vida cotidiana. Tener una visión clara de tu contabilidad te permitirá anticipar tus operaciones contables y llevar un control de tu situación financiera cada mes.
Todos conocemos el porqué hay que gestionar nuestra contabilidad, la pregunta clave es el cómo. Existen muchos programas de contabilidad en el mercado, como Quickbooks, EBP o ContaPlus. Sin embargo, suelen ser una solución bastante compleja y costosa.
Si buscas una opción para presentar y gestionar datos, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa.
¿Querés saber cuál es el programa más adecuado para llevar los libros contables? ¿Qué son las funciones y las plantillas de Excel y para qué sirven? Todo esto y mucho más buscaremos responder en este artículo, donde Superprof te explica cómo podés mantener tus cuentas al día usando Microsoft Excel.
¿Por qué elegir Microsoft Excel?
¿Querés empezar a trabajar con este programa de gestión contable? A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre esta herramienta, incluyendo las ventajas de usar Excel.
Excel es la Meca de los contadores. Un programa al que los profesionales recurren para poder realizar sus tareas diarias y proyectos más pesados. Vendido dentro del paquete de Office, Excel se puede utilizar para realizar cualquier tipo de contabilidad: contabilidad comercial, contabilidad interna, contabilidad de empresas, contabilidad de costes, entre otras.
Este programa permite configurar un balance simplificado, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas. Algunas de las muchas funciones que tiene son:
- Procesar ingresos y gastos
- Realizar un balance contable
- Gestionar tus plazos
- Hacer un pronóstico
- Crear libros de contabilidad
- Generar presupuestos y facturas
- Garantizar una buena gestión financiera
- Consultar el flujo de caja
- Estar informado de los estados financieros
- Y mucho más...
Uno de sus mayores beneficios es que se puede personalizar al 100 por ciento. Esto implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja, y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Por lo tanto, es una herramienta muy interesante para los profesionales que quieran dedicar más horas de su día a su negocio principal en lugar de ponerse a introducir asientos contables en algún tipo de aplicación.
Otra ventaja de Excel es que se basa en un lenguaje lógico fácil de aprender, con atajos de teclado, fórmulas y funciones. Además, este programa está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
En resumen, podemos decir que Microsoft Excel nos facilita la vida, en lo profesional y lo personal, ya que nos permite llevar una gestión contable de confianza. Permitiendo que tomemos decisiones financieras informadas.
Su rol es tan importante, que muchos colegios lo incluyen dentro de su plan de estudios de tecnología. Las carreras universitarias relacionadas con la economía y la contabilidad también requieren que sus alumnos sepan usar Excel.
Si no tuviste la suerte de aprenderlo en el entorno académico (o querés darle un refuerzo), podés tomar clases particulares de Excel. Además, podés complementar tu aprendizaje con cursos en linea contabilidad.
Una vez que comprendas cómo funciona, podrás garantizar que vos mismo seas quien se encargue de tu contabilidad personal o la de tu negocio.
Ahorrar tiempo con las plantillas de Excel
Las plantillas son uno de los secretos mejor guardados de Excel, un modelo que te permitirá ahorrar un tiempo valioso. Hay muchas plantillas disponibles en Excel que se toman como referencia para armar un libro contable. Te sugerimos descubrirlas a fondo en la biblioteca de Excel, donde podrás buscar las plantillas de contabilidad a través de un filtro con palabras clave.
Estas son las plantillas de Excel más usadas en contabilidad:
- Ingresos y gastos
- Balances contables
- Conciliación bancaria
- Libro mayor
Una de las plantillas más populares es la de cobros y desembolsos (o ingresos y gastos), que te permite gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible. Con ella podrás agrupar las entradas y salidas en asientos contables dentro de una hoja de cálculo. Así, podrás consultar el estado de tus finanzas y planificar tus futuras operaciones contables. Esta tabla es una verdadera solución a la hora de tomar cualquier decisión, siempre que se actualice de manera periódica.
La plantilla de balance contable será de ayuda principalmente para quienes se están iniciando en este software de gestión. Este modelo de hoja de cálculo presenta un estado de los activos de una empresa en el momento T, y genera un resumen de sus activos y pasivos. Por lo general, se realiza al cierre de las cuentas anuales.
A continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
- Facturas de clientes y proveedores
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales
- Estados de cuenta bancarios
- La tabla de capital contable durante el ejercicio
- La cuenta de resultados
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias.
Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Otras plantillas populares son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo.
¿Sabías que podés encontrar nuevas a través de internet? ¡La web es una mina de oro para todo lo que busques! Para descargar las mejores plantillas de Excel, te sugerimos páginas como Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
¿Listo para descargar una plantilla de Excel y configurar el seguimiento de la contabilidad de tu hogar o negocio?
Las funciones de Excel para contabilidad
¿Querés saber cuáles son las mejores funciones de Excel para la gestión contable?
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en el programa:
- Matemáticas y trigonometría
- Búsqueda y referencia
- Financieras
- Fecha y hora
- Texto
- Estadísticas
- Base de datos
- Ingeniería
- Información
- Contabilidad
La principal utilidad de las funciones es no tener que teclear una y otra vez las fórmulas cada vez que quieras realizar una acción. Claramente, no utilizarás todas estas cada vez que quieras hacer un balance contable o una presentación de impuestos. Pero está bueno conocer tus opciones para así sacarle el mayor provecho al programa.
Las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto te serán las más útiles para llevar tu contabilidad.
La mayoría de los usuarios de Excel utilizan operadores lógicos en fórmulas simples para comparar datos. Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR podrás extender construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos.
Por su parte, las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves. Finalmente, las funciones de texto permiten administrar la información textual que se suele utilizar en paralelo con los números.
En específico, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
¿Por dónde empezar a gestionar la contabilidad en Excel?
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: Tan solo hay que aprender a usar la plataforma y seguir un par de pasos antes de comenzar.
El primer paso, imprescindible, es informarte sobre cuáles son tus obligaciones legales. Ya que estas no son iguales para particulares, monotributistas y pequeñas y medianas empresas. Por lo tanto, si no las conoces, tendrás que recurrir a un contador o asesor contable para que te informe.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones
- Registro y contabilidad de asientos
- Preparación de un balance general no ajustado
- Preparación de entradas de ajuste
- Preparación de un balance general ajustado
- Elaboración y finalización de estados financieros
Si sos principiante y querés empezar a usar Excel como un profesional, podés realizar un curso de Excel en un centro de formación, aprender sobre el programa mediante clases particulares o con tutorías en línea. Un profesor particular de Excel te ayudará a mejorar o complementar tus habilidades. Para obtener asesoramiento personalizado, consulta a un profesor contabilidad.
Esperamos que este artículo te haya introducido al universo de posibilidades que ofrece el paquete de Excel. Lo único que tenés que hacer es lanzarte y explorar todas las características de esta maravillosa herramienta.
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