Seguro que conoces el software de gestión más famoso del mundo. El mismo que nos enseñan en colegios, universidades y cursos intensivos. Uno de los programas principales dentro de la suscripción a Microsoft Office, Excel te facilitará la vida muchísimo al llevar tu contabilidad al día de forma fácil y práctica.
Este programa es perfecto para gestionar la contabilidad, organizar datos contables, administrar efectivo o crear gráficos. Saber usar bien Excel para llevar la contabilidad te hará ahorrar tiempo valioso para tu negocio. Más aun si conocés como aprovechar el poder de las funciones de Excel.
Para ayudarte, desde Superprof decidimos hacer este artículo con las funciones que tenés que conocer si querés sacarle el jugo a Excel en tus balances contables.
Qué son y para qué sirven las funciones en Excel
El software de contabilidad Excel trabaja con un conjunto de fórmulas predefinidas a las que denominamos "funciones". Las funciones nos ayudan a ahorrar tiempo, ya que nos evitan tener que teclear la misma fórmula una y otra vez (ni hablar cuando las bases de datos son gigantes).
Para aquellos que no saben qué es una fórmula exactamente, veremos el concepto brevemente y si te interesa podes complementarlo con clases virtuales de contabilidad:
Si queremos sumar 10 y 10 en Excel, tendrás que completar la siguiente fórmula en la celda correspondiente: = 10 + 10. Gracias a esta fórmula, Excel podrá realizar el cálculo de suma.
Sumar puede parecer sencillo cuando manejamos una sola celda, pero te aseguramos que puede complicarse si el cálculo depende de otras celdas o de contenido dinámico. En este segundo caso, la fórmula indicará las diferentes celdas involucradas. Por ejemplo: = C4 + G9
El contenido estático muestra un resultado sin depender de otras celdas, mientras que el contenido dinámico será el resultado del contenido de otras celdas. Las fórmulas te ayudarán a manejar rápidamente el contenido dinámico que depende de varias celdas que pueden cambiar constantemente.
Las funciones sirven para realizar diferentes operaciones contables:
- Matemáticas
- Estadística
- Lógica
- Fechas
- Texto
- Investigación de datos
Para facilitar la vida de los contadores (y todos los demás), Excel dispone de una larga lista de funciones. Realmente las funciones son una de las grandes ventajas de Excel, ya que no deberás invertir en programas costosos -como Sage, ContaPlus o Quickbooks- para realizar cálculos complejos. Con Excel y sus funciones, la contabilidad será pan comido.
En el siguiente apartado está dedicado a las funciones clave para llevar la contabilidad con Excel. Aquellas que te permitirán realizar tus declaraciones de impuestos, aportar los documentos contables que te solicite cualquier organismo, generar tus resultados de cuentas y hacer un seguimiento de tus estados financieros.
Funciones para una contabilidad fácil
Por lo general, las funciones se presentan como:
= NOMBRE DE LA FUNCIÓN (PARÁMETROS si los hubiera)
¿Cómo saber qué función sirve para cada fórmula? Hay diferentes formas de elegir la función correcta.
1. Si conoces la función, tenés que introducir el signo "=", seguido del nombre de la función.
2. Podés ir directamente a la pestaña de "Fórmulas" del menú y de ahí a "Bibliotecas de funciones". En el menú desplegable podrás seleccionar la función que quieras. A partir de ahí, se abrirá una ventana donde tendrás que rellenar varios campos.
3. Comenzando por la "Biblioteca de funciones" del menú "Fórmulas", elige "Insertar una función". En la ventana que se abrirá, introduce una descripción de la función o selecciona una función de la lista desplegable.
En términos generales, para llevar la contabilidad de tu negocio, emprendimiento u hogar tenés que conocer cuatro grupos de fórmulas: Funciones lógicas, de búsqueda, de hora y fecha y funciones de texto. Para hacer cálculos también deberás conocer las fórmulas de matemática.
En lo que a fórmulas matemáticas se refiere, estas son las diez funciones de Excel más populares:
- SUMA: Permite realizar la suma de una serie de datos o celdas.
- SUMAPRODUCTO: Devuelve la suma de los productos de los rangos o matrices correspondientes.
- SUBTOTAL: Devuelve el subtotal de una serie de números filtrados en una base de datos.
- REDONDEAR: Redondea un número de acuerdo con el número de dígitos después del punto decimal especificado.
- ROUND.MAS: Redondea hacia arriba, sumando uno al último decimal utilizado si el primer decimal eliminado es mayor que 0.
- PRODUCTO: Multiplica los datos.
- TRUNCAR: Elimina los decimales de un número.
- ABS: Permite obtener el valor absoluto de un número.
- POTENCIA: Calcula la potencia de un dato.
- RAÍZ: Permite calcular la raíz cuadrada de un número.
Dependiendo del tipo de contabilidad que tengas que gestionar, aplicarás un uso u otro de estas funciones. Veamos de forma específica las demás categorías de funciones de Excel más usadas para contabilidad.
Funciones lógicas
Por definición, las pruebas de lógica solo tienen dos respuestas posibles: VERDADERO o FALSO. Estas pruebas se escriben utilizando operadores lógicos. La lista de funciones lógicas es mucho más amplia, pero a continuación te exponemos las principales:
SI
En este caso, el resultado solo puede ser VERDADERO o FALSO. Por lo tanto, el valor elegido será igual al resultado de la prueba lógica. Impone una condición.
A continuación, te dejamos la fórmula:
=SI (prueba_lógica; [valor_si_verdadero];[valor_si_falso])
No te preocupes, es mucho más fácil de aplicar de lo que parece.
Y
Permite obtener el valor VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Se complementa con la función SI. "Y" significa que se deben cumplir una o más condiciones para ser VERDADERO.
=Y [condición1;[condición2];…],
O
En esta misma línea, la función "O" permite obtener el valor VERDADERO si alguno de los argumentos expuestos es VERDADERO. De hecho, una de las dos o más condiciones debe ser VERDADERA para ser aplicada.
=O [condición1;[condición2];…].
SI.ERROR
Permite obtener un valor especifico si una fórmula genera un error. De lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
=SI.ERROR [valor; valor_si_error].
Funciones de búsqueda
Si querés conocer todas las funciones de búsqueda, tenés que seleccionar la categoría "Búsqueda y referencia" dentro de la biblioteca de fórmulas de Excel.
En esta categoría, el menú es más extenso. Por eso, nos centraremos en las funciones más importantes:
- COLUMNA para obtener el número de una columna.
- BÚSQUEDA para buscar valores en la matriz.
- BUSCARV para encontrar un valor en una matriz y volver a un valor asociado.
- BUSCARH para buscar un valor en una matriz horizontalmente.
- TRANSPONER para transformar filas en columnas y viceversa.
Estas funciones son herramientas contables muy valiosas e ideales a la hora de encontrar información fácilmente. Aprender a manejarlas de taquito te harán la vida mucho más fácil, pero mientras vas memorizando cuál es cuál, podés aprovechar las plantillas de Excel.
Funciones de fecha y hora
Las funciones FECHA y HORA permiten encontrar rápidamente información específica relacionada al tiempo.
A continuación, te dejamos algunos ejemplos:
- MES
- DÍA
- DÍA LABORABLE
- HOY
- AHORA
- NO.SEMANA
De esta manera, podrás filtrar los datos por año, mes, día o número de semana. En la jerga de la contabilidad pública, esto se conoce como "número de serie". Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1. Para averiguar el número de serie del día D, el software de contabilidad cuenta el número de días que han transcurrido desde esa fecha. Entonces, el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448.
Funciones de texto
No todos son números en la contabilidad. De hecho, en las cuentas anuales e informes de gastos a menudo encontrarás texto asociado. Para este tipo de datos, existen funciones especiales pensadas para texto.
Muy útiles para los balances contables y flujos de caja, las funciones de texto son un recurso básico para mantener las cuentas de una empresa. Como sabes, en la gestión empresarial y comercial, nada debe dejarse al azar.
Si sos principiante en Excel, te nombramos las funciones clave de la categoría TEXTO que tenés que conocer:
- VALOR.NUMERO: Convierte texto a número de manera independiente a la configuración regional.
- CONCATENAR: Te permite combinar los elementos más diversos en una sola celda.
- MAYUSC: Permite filtrar todo el texto en mayúsculas.
- MINUSC: Permite filtrar todo el texto en minúsculas.
- LARGO: Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
- NOMPROPIO: Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
- REEMPLAZAR: Reemplaza cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de texto.
- SUSTITUIR: Para sustituir texto específico en una cadena de texto por un texto nuevo.
Ya conocés cuáles son las funciones de Excel necesarias para gestionar tu asiento contable, administrar tus cuentas bancarias y estar al tanto de la situación financiera de tu hogar o tu negocio. Desde la conciliación bancaria hasta el ejercicio fiscal, incluida la navegación entre las diferentes cuentas de los clientes, las funciones te permitirán automatizar muchas tareas repetitivas.
Si querés conocer más sobre las funciones de Excel y cómo utilizarlas en contextos reales, ¿por qué no empezar clases de Excel? Un profesor especializado en este software te explicará las funciones que necesitás para tu trabajo en específico, cómo usarlas y un par de trucos más para volverte todo un experto en Excel. Y porque no, tambien comenzar clases contabilidad?
¿Te gustó este artículo? ¡Puntualo!
Loading...
