Cuando pensamos en esta herramienta, automáticamente lo hacemos en algo relacionado con el trabajo; seguramente te han venido a la mente esas funciones complicadas, como crear macros en Excel, que te ha costado un poco aprender o automatizar.

Es más, si no sueles usar esta herramienta, puede que directamente “pases” de ella, porque te parezca complicada. Pero, lo cierto es que, en tu día a día, puede serte bastante útil, en concreto, ya que es el tema que nos ocupa, usar Excel para los gastos del hogar y el resto de finanzas personales.

Si tienes un gran dominio de Excel puede que quieras crear tu propio modelo, ¡o que ya lo hayas hecho! Pero para principiantes, esto puede ser algo engorroso e, incluso, desmotivador, así es que vamos a ir por una vía un poco más… ¡Rápida!

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Finanzas personales en Excel: objetivos

hombre calculando gastos — Uno de los principales objetivos para usar esta herramienta es el ahorro. Tener un mayor control de lo que gastas para poder ahorrar. ¡Pero no el único! Vamos a darte algunas ideas más...

Antes de ponerte a rellenar tablas de Excel sin sentido, fíjate un objetivo. ¿Para qué necesitas este programa informático? Aunque el motivo será el que tú decidas, vamos a darte algunas claves de los que son más usuales, para que así puedas ir acotando, y prepararte para completar tu plantilla:

Para llevar un control de lo que gastas

Esta es la más “básica”. Y es que, de igual modo que hay personas que llevan un gran control de su gasto, otras reciben su salario, empiezan a gastar y, de repente, no saben cómo se ha esfumado todo su dinero. Este es un primer paso para ir anotando todo lo que gastas y saber en qué, cómo, cuándo y por qué lo haces.

Para tener una idea de tu presupuesto

En este caso, lo que se hará será incluir tanto ingresos como gastos, lo que nos dará una idea de cuánto dinero, por ejemplo al mes, podemos ahorrar o gastar en otras cosas, como caprichos o gastos extra de mejora (como puede ser renovar la lavadora que lleva un tiempo fallando). Lo que nos lleva a la siguiente:

Para ahorrar

Esta será la más utilizada, posiblemente. Con la primera, ya puedes hacerte una idea de en qué gastas el dinero además de intentar reducir algunos gastos prescindibles. Pero también puedes ir más allá y hacer una predicción de ahorro. ¿Cuánto quiero ahorrar? E ir haciendo un inventario de ingresos, gastos, pero también de objetivos a largo plazo.

Para un gran proyecto concreto

En este caso, el objetivo no será ahorrar porque sí, sino que tenemos un objetivo, que puede ser comprar una casa, cambiar el baño, irte de viaje, un coche, un ordenador nuevo, ¡lo que necesites! Por lo que, enfocaremos nuestra tabla de Excel en objetivo, más concreto, para saber cuánto debemos dejar a un lado para alcanzar presupuesto para ese proyecto.

Subimos el nivel: aprende a integrar herramientas en Excel como SQL o Power bi.

Plantillas Excel para gastos del hogar

hucha para gastos del hogar — Todo hogar tiene unos gastos fijos, otros variables, unos ingresos y un objetivo. Si no tienes claros estos puntos, es lo primero que has de hacer antes de empezar a completar tu tabla Excel.

Sea cual sea tu objetivo, encontrarás plantillas de Excel ya elaboradas en internet con las que únicamente tendrás que actualizar sus gastos e ingresos y utilizarlas. ¡Así de fácil! El propio programa Microsoft ofrece las suyas, de manera también gratuita (además de las de la versión prémium) para que puedas descargarlas.

En el siguiente listado, verás algunos tipos de plantillas Excel que te pueden servir, según sean tus objetivos:

Plantilla de ingresos: para tener un control de lo que ganas.
Plantilla de ingresos y gastos: para saber cuánto ingresas y gastas en un periodo determinado.
Plantilla de gastos: simplemente para tener una anotación de tus gastos.
Plantilla de ahorro (mensual, anual…): para tener constancia de cuánto logras ahorrar, por ejemplo, cada mes.
Plantilla de presupuesto para gastos personales: sería como la plantilla de ahorro que hemos visto más arriba, para tener un cálculo de qué puedes gastar en “caprichos”.
Plantillas para préstamos u otros productos bancarios.
Plantillas para gastos compartidos: si compartes gastos con otras personas en el hogar.
Plantilla para controlar los gastos de tu tarjeta de crédito y las deudas…
Plantilla para calcular/ahorrar para la pensión.
Plantilla de comparación de presupuestos: en el caso de esa “gran inversión”, para comparar presupuestos de terceros, ya sea una agencia de viajes o una promotora inmobiliaria.
Plantilla para los gastos solo del hogar: compartas o no piso, simplemente para saber qué gastos fijos y variables tienes en casa, separadamente del resto de tus gastos.
Plantilla para presupuesto para la compra: qué capricho te puedes permitir este mes, cuánto tienes para comprar, que es lo básico en tu cesta...
Plantilla para épocas concretas del año: gastos extra en Navidad, las vacaciones de verano, la vuelta al cole...
Plantilla de gastos extra: para controlar o tener listados esos gastos que no siempre esperamos; no es lo mismo el gasto del seguro del coche, que una avería del motor...

Como ves, las posibilidades son infinitas. Por lo que, para empezar, deberás decidir cuál es tu objetivo, y qué tipo de plantilla necesitas; y luego, “pasearte” por las plantillas ya creadas, tanto en Microsoft como en la red, descargarla y usarla a tu gusto.

Excel para finanzas personales: tipos de gastos

mujer calculando gastos — No todos los gastos que tenemos, por ejemplo al mes, son los mismos; por lo que en tus previsiones, también puedes ir más allá...

Como explica Microsoft ₁, es importante hacer un seguimiento de todos los gastos y clasificarlos primero.

En cuanto a la periodicidad del gasto y el tipo de gasto, podemos decir que hay:

Gastos fijos: las facturas, el alquiler, el seguro del coche...
Gastos extra: como la suscripción a una plataforma online o el pago de las clases de yoga.
Gastos variables: como bien explica la misma fuente, las suscripciones o facturas no varían cada mes, o lo hacen muy poco; mientras que otros gastos, como cenar fuera o comprar ropa, sí que lo hacen. Por lo tanto, tener un registro amplio de tus gastos (en una semana tal vez no sea tan representativo los variables) puede serte útil en tu objetivo.

Un consejo

Una vez que sabes la teoría, lo primero que te recomendamos es tener bien claro qué gastos quieres tener en cuenta. ¡Mejor si son todos! Para elegir una plantilla de lo más exhaustiva. No pases por alto esas cosas que, tal vez, no "valen nada". Nuestra sugerencia es que, antes de empezar, te hagas con una plantilla básica, en la que puedas listar todo lo que gastas, por ejemplo, cada semana o cada mes. Así tendrás, antes de nada, una visión real tus gastos.

En cuanto a la cuantía del gasto, algunos de los que hemos visto más arriba van a cambiar de posición, ¡mira!

Gastos fijos: se mantienen aquí el alquiler o la hipoteca, la factura del teléfono, el bono de transporte, las suscripciones mensuales... Se trata de gastos que tienes cada mes y que su cuantía no cambia de un mes a otro normalmente (obviamente pueden subir las cuotas, pero esto seguramente sucederá, como mucho, una vez al año).
Gastos variables: los tienes cada mes, por lo tanto son fijos, pero no con la misma cuantía todas las veces. Aquí podría esta la factura de la luz, que suele subir en épocas de mucho frío o mucho calor y que depende de tu tarifa, que puede cambiar independientemente de tu consumo; la gasolina del automóvil, que no será la misma exactamente siempre, o la cesta de la compra, que puede variar en función de tus necesidades, pero también de los precios del mercado.
Y lo que Microsoft llama gastos discrecionales: en los que se podrían englobar los extra y los caprichos, por ejemplo. Ya sean viajes, cenas, compra de ropa, de una televisión... Gastos que pueden variar mucho de un mes a otro, y en los que también puede influir la estacionalidad.

Ventajas de usar Excel para los gastos del hogar

Pon tu calculadora a cero y empieza a anotar todo lo que gastas. ¡Pronto habrás ahorrado más de lo que esperabas!

Una vez que tengas claros los gastos que tienes, los tengas listados o, al menos, tengas consciencia de cuáles son y cuáles tienes que tener en cuenta; además de fijarte un objetivo y elegir qué plantilla es óptima para ello. ¡Todo serán ventajas!

Para empezar, seguro que ahorras, pues tendrás más consciencia de lo que gastas y también de lo que no necesitas gastar.
También aprenderás a dar prioridad a los gastos más importantes, en función del dinero que tengas. ¿Estás pensando en cambiar un electrodoméstico? Ve a tu Excel para saber cuánto tiempo necesitas que pase, o cuánto gasto extra puedes soportar los próximos meses. Si tienes un control de tus finanzas, podrás tener más control en tus decisiones: sabrás si puedes o no comprar eso que necesitas, o que crees que necesitas.
Tendrás los imprevistos más controlados: hay un imprevisto también podrás calcular cuánto tiempo tardarás en reponer la nueva batería del coche, o la lavadora que dejó de funcionar.
También será más sencillo alcanzar tus objetivos si tienes un control de lo que ahorras y, al visualizarlo, tal vez te motive en tu objetivo: ya sea un viaje a las Maldivas o un coche nuevo...

Las ventajas son bastantes y las plantillas ya están hechas, "solo" tienes que dedicar un poco de tu tiempo a poner las cifras en orden y ser constante rellenando tu tabla. ¡El premio puede ser una vuelta al mundo o esa tele nueva con la que sueñas desde hace tiempo!

Bibliografía

1. Microsoft. Soporte técnico de Microsoft. (n.d.-a). https://support.microsoft.com/es-es/office/administrar-el-presupuesto-dom%C3%A9stico-en-excel-6b30a89b-b5ff-4cfe-944f-a389a40c3174

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