Tal vez estás a cargo de la contabilidad en un emprendimiento o negocio. O tal vez trabajas como contador autónomo. O simplemente sos una persona que quiere saber cómo puede gestionar de la manera más adecuada las finanzas de su hogar.
Por suerte, ya no tenemos que recurrir a los viejos libros contables y anotar uno a uno nuestros ingresos y egresos. Un programa de gestión contable supone un importante ahorro de tiempo y un increíble aumento de la productividad. Contar con un buen equipo implica poder automatizar ciertas tareas como el registro de la contabilidad, la declaración de impuestos, la facturación o la comunicación con el cliente.
Para llevar la contabilidad al día, Excel es tu mayor aliado. En este artículo veremos las ventajas de usar este programa, sus diferentes aplicaciones y cómo utilizarlo para los registros contables. Con un tip extra para que te vuelvas un experto de Excel, con todas las letras.
Ventajas de usar Excel para tu contabilidad
Existen numerosos programas de contabilidad disponibles en el mercado. A continuación, te dejamos algunos de sus nombres:
- Contasol
- Anfix
- a3innuva Contabilidad
- ALTAI
- Visionwin
- OfiConta
- Alegra
- Sage Contabilidad
- Contasimple
- Contabilidad.NET
- PGConta
- Gespymes
- SeniorConta
- Keme
Todos estos softwares que mencionamos arriba los utilizan los equipos de contabilidad y finanzas de grandes y medianas empresas. Se tratan de programas profesionales especializados hechos para expertos. Sabias que podés aprender sobre ellos tomando clases de contabilidad general?
Tambien tenemos a Excel, del paquete de Microsoft Office: un programa ideal para obtener información de calidad a partir de esos grandes volúmenes de datos. Hecho para ser utilizado por expertos y amateurs por igual.
Muy popular como software de gestión, esta herramienta es imprescindible para cualquiera que busque hacer su vida un poco más fácil. De hecho, este programa de hojas de cálculo permite gestionar tu contabilidad y elaborar gráficos de datos. ¡Ideal para obtener una imagen clara de los números!
Las ventajas de utilizar Excel son numerosas. El programa te permite hacer mucho más que un balance contable (contabilidad simplificada): podrás realizar cálculos, gestionar e ilustrar datos, desarrollar modelos contables, entre otros (ya veremos sus muchas aplicaciones en un apartado más adelante).
Por otra parte, este software se puede personalizar completamente y lo podés ir editando según tus necesidades y preferencias. Podés también automatizar tareas como el ingreso de datos y vincular datos desde archivos externos, entre otras muchas funciones.
Su uso supone un importante ahorro de tiempo, que luego podrás dedicar a otras tareas o tu negocio principal. Ni hablar de si lo utilizas para la gestión de tus finanzas personales.
Otra ventaja es que es mucho más barato que otros softwares de contabilidad tradicionales. Tan solo tenés que seleccionar la suscripción al paquete de Office que más te conviene y listo. Además, con esa misma membrecía podés acceder a los demás programas de Microsoft Office.
Por último, Excel es totalmente colaborativo: Office tiene un modo en la nube que te permite editar y compartir tus hojas de cálculo con tus compañeros de trabajo. De este modo, podrás tener el software en todos tus dispositivos y acceder a tu trabajo desde la nube con OneDrive. ¡Realmente está para sacarle el máximo jugo a esta herramienta!
Para qué sirve Excel: aplicaciones del programa
Probablemente, te estés preguntando que para qué se usa exactamente Microsoft Excel. Queremos darte un par de ideas para aprovechar esta plataforma, así que seguí leyendo para conocer las aplicaciones de este software de gestión.
Entre sus muchas funciones, con Microsoft Excel podés:
- Ordenar, clasificar y analizar bases de datos
- Crear vínculos entre documentos
- Resolver funciones matemáticas
- Crear agrupaciones
- Fijar líneas
- Crear gráficos
- Armar fórmulas personalizadas
- Entre otras...
En específico, Excel es un software de hojas de cálculo que destaca por ser un libro contable gigante, que te permite registrar balances y llevar la contabilidad de una empresa, organización o de tu propia vida. Podés registrar ingresos y gastos, hacer previsiones para el año y obtener datos del manejo de tus finanzas. Te ayudará con la gestión de inventario, la realización de cotizaciones y facturas y todas las demás operaciones contables. ¡Las posibilidades son ilimitadas!
De acuerdo con tus necesidades, podrás trabajar con diferentes cuentas bancarias, cuentas de clientes o incluso cuentas anuales. No olvidemos que cuando se trata de contabilidad, lo importante es ser organizado.
Podés ser creativo y manejar las "hojas" del programa como creas conveniente, pero también está la posibilidad de usar modelos ya armados. Estas son las plantillas de Excel que podrás aprovechar para hacer tu vida incluso más fácil. Se tratan de hojas de cálculo o libro de trabajo prediseñados que ya están formateados, organizados y rellenados con fórmulas adaptadas a su propósito.
¿Listo para usar este software?
Llevar la contabilidad de tu negocio con Excel
¿Tenés un negocio y querés mejorar la gestión de tus cuentas? ¿O tal vez sos freelancer sin muchos conocimientos de contabilidad pero querés te que vaya bien? Si lo que querés es tener un mejor control de tu emprendimiento, tenés que empezar a usar Excel para llevar tu contabilidad.
Al ser un software especializado en gestión, Excel te permitirá realizar un seguimiento del estado financiero de tus cuentas gracias a sus múltiples aplicaciones (algunas que ya vimos en el apartado anterior).
Si sos realmente nuevo, podés comenzar completando una plantilla con tus ingresos, gastos, recibos y el saldo de tu cuenta. De esta forma, podrás obtener una imagen clara de tu contabilidad sin necesitar la ayuda de un auditor.
Ni hablar de que te permite crear bases de datos que podés aprovechar para tu negocio. Estas mismas bases las podrás ordenar, limpiar y analizar para obtener información de calidad y realizar informes y gráficos.
Algunas personas se sienten cómodas con el software, mientras que otras tienen que esforzarte un poco más para dominar los códigos de su uso. A continuación, te nombramos algunas de las acciones básicas para gestionar tu contabilidad con Excel:
- Insertar varias filas o columnas a la vez haciendo clic con el botón derecho y seleccionando "Insertar".
- Agregar filtros para administrar y limpiar un conjunto de datos.
- Eliminar duplicados de una fila o columna.
- Crear un formato de celda personalizado (estándar, número, moneda, porcentaje, entre otros).
- Arrastrar y soltar para duplicar y adaptar una fórmula de cálculo.
- "Buscar una función" te ayudará a encontrar la fórmula de cálculo correcta.
- "Relleno instantáneo" sirve para distribuir datos.
- Agregar formato condicional.
- Insertar una lista desplegable.
Como ves, es bueno buscar algún video que te explique las bases para hacerte la vida más fácil. Tanto si sos un experto como si sos un novato en el uso de Excel, ¡siempre tendrás mucho que aprender! Te sorprenderá el sinfín de posibilidades que ofrece esta herramienta en lo que se refiere a la contabilidad (y ni hablar de que podés complementarlo con programas externos y hasta inteligencia artificial).
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Atajos de teclado para ahorrar tiempo con Excel
Excel es una herramienta super fácil de manejar, eso sí, requiere un cierto ritmo que solo se adquiere con la práctica (y con tener un par de trucos bajo la manga).
Tip extra: existen ciertos atajos de teclado que te permiten realizar acciones rápidamente sin tener que buscarlas en el menú. Estos atajos te facilitarán las funciones de Excel y aumentarán tu productividad.
Acá te dejamos una lista con varios atajos para que le saques jugo a tu hoja de cálculo de Excel:
- CTR + S para guardar.
- Insertar la fecha de hoy presionando simultáneamente "CTRL +".
- Insertar la hora con la combinación "CTRL +:".
- Volver a calcular los datos con F9.
- Dirigirse a una celda o tabla presionando F5.
- Seleccionar completa una columna activa con "CTRL + Espacio".
- Seleccionar completa una línea activa con "MAYÚS + Espacio".
- Seleccionar toda la hoja con "CTRL + A".
- "CTRL + ALT + V" para abrir el cuadro de diálogo de "Pegado especial". El pegado especial te permite especificar formato al pegar diapositivas, texto, imágenes, objetos y tablas de otros programas o la web.
- "Ctrl + Página siguiente y Ctrl + Página anterior" para hacer moverte a través de las hojas de un libro.
- Insertar una suma automática con "ALT + =".
- Ocultar la cinta de funciones mediante "CTRL + F1".
- Seleccionar todos los archivos que quieras abrir y presionar "Enter".
- "CTRL + TAB" para cambiar de un archivo a otro fácilmente.
- Activar la búsqueda rápida con "CTRL + F".
- Moverse rápidamente en una hoja de cálculo con "CTRL + flecha".
- "=" para acceder a todas las funciones de Excel.
Con estos atajos estarás listo para convertirte en un profesional de Excel para todo tipo de usos. ¡Cuánto más practiques, más simple te parecerá el programa! Su único secreto es la práctica constante.
Ya conocés más sobre Microsoft Excel, sus ventajas, aplicaciones y un par de consejos para trabajar rápidamente con este software de hojas de cálculo. Es tan fácil sumar esta habilidad a tu CV que no tenés excusas para no saber manejar Excel.
Si estás buscando apoyo en tu proceso de aprendizaje, en Superprof podés encontrar un profesor particular de Excel cerca tuyo. En nuestra plataforma podés buscar docentes de Microsoft Excel que ofrezcan clases en modalidad presencial como también en línea.
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